Funktionen¶

Die Anwendung deckt den vollständigen Ablauf einer Personalkostenkalkulation ab: von der Erfassung der Stellen über die Berechnung der jährlichen Kosten bis hin zum Export in Antragsformate. Eingabe ist sowohl in natürlicher Sprache als auch über ein strukturiertes Formular möglich; beide Eingabewege schreiben in dieselbe Stellenliste, sodass sich Stellen aus dem Chat im Formular weiterbearbeiten lassen und umgekehrt.

Anwendungsszenarien¶

Allgemeine Kostenplanung von Projekten — Vorab-Kalkulation der Personalkosten eines Forschungs- oder Lehrprojekts mit verschiedenen Personalkategorien und Laufzeiten, ohne Bindung an ein bestimmtes Antragsformat.
Drittmittelantrag mit DFG-typischen Personalkategorien — Mehrere Personalkategorien (z.B. PostDoc, Doktorand:innen, studentische Hilfskräfte) werden in einem Antrag zusammengeführt und über mehrere Jahre kalkuliert; der Excel-Export liefert die Datengrundlage für die Antragsanlage.
BUND-Antrag mit aufgeschlüsselten Arbeitgeberanteilen — Für Bundes-Antragsformulare werden die Arbeitgeberanteile (Renten-, Kranken-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung) je Jahr separat ausgewiesen; ein eigenes Sheet im Excel-Export bildet das BUND-Format vollständig ab.
Budgetierung studentischer Hilfskräfte — Stundenbasierte Kalkulation einer oder mehrerer SHK-Stellen über mehrere Semester, mit jährlich aktualisiertem Stundensatz und Begrenzung auf maximal 80 Stunden pro Monat.
Stufenaufstiegs-Planung — Berücksichtigung geplanter Stufenaufstiege innerhalb der Projektlaufzeit; das Jahr des Aufstiegs wird in der Jahresübersicht gesondert markiert.
Szenarienvergleich Tarifentwicklung — Berechnung mehrerer Varianten mit unterschiedlichen Tarifsteigerungsprognosen oder vollständig ohne Tarifsteigerung, ohne dass die Stellenliste neu eingegeben werden muss.

Auf einen Blick¶

Hybride Eingabe: natürlichsprachlicher Chat und Formular mit Akkordeons
Stellenarten: TV-L-Entgeltgruppen E9 bis E15Ü mit Stufen 1–6, sowie SHK auf Stundenbasis
Berechnungsmodi: Jahresscheiben, jahresspezifische Tarifsteigerungen, optionaler Stufenaufstieg, optional ohne Tarifsteigerung
Ausgabeformate: Markdown-Tabelle in der Bedienoberfläche, mehrseitiger Excel-Export, PDF-Export
Qualitätssicherung: schemabasierte Validierung, Rückfrage-Mechanismus, Fallback-Formular, deterministische Berechnung
Q&A-Modus auf dem berechneten Ergebnis
Werkzeug zum Import aktualisierter Tarifdaten aus Excel

Eingabe und Dialogführung¶

Die natürlichsprachliche Eingabe wird durch eine LLM-gestützte Komponente in strukturierte Parameter überführt. Erkennt die Komponente, dass Pflichtangaben (Entgeltgruppe, Stufe, Stellenanteil, Start- und Enddatum) fehlen, formuliert sie eine konkrete Rückfrage statt zu schätzen. Bei wiederholt fehlschlagender Verarbeitung wird automatisch das Formular aktiviert.

Chat-Modus — Beschreibung des Vorhabens in einem oder mehreren Sätzen; das System fragt fehlende Angaben gezielt nach und übernimmt die so vervollständigten Parameter in die Stellenliste.
Formular-Modus — Strukturierte Eingabe pro Stelle mit Drop-downs für Entgeltgruppe, Stufe, Stellenanteil, Laufzeit und optionalem Stufenaufstieg; Stellen können einzeln entfernt werden.
Intent-Erkennung nach der Berechnung — Eingaben werden automatisch als Frage zur Kalkulation, Anpassung oder neue Kalkulation klassifiziert.

Berechnung¶

Nach erfolgreicher Parameterextraktion erfolgt die Berechnung regelbasiert. Jede Stelle wird in Jahresscheiben aufgeteilt; pro Scheibe werden Grundentgelt, Arbeitgeber-Brutto und anteilige Zuwendung ermittelt und zur Jahressumme zusammengeführt.

TV-L-Berechnung — Entgeltgruppen E9 bis E15Ü, Stufen 1–6, mit anteilig berechneten Stellenanteilen.
SHK-Berechnung — Stundenbasiert, mit jahresweise fortgeschriebenem Stundensatz, Obergrenze 80 Stunden pro Monat und Anwendung des Arbeitgeber-Brutto-Faktors.
Tarifsteigerungen — Pro Kalenderjahr individuell setzbar; ein gesamtes Projekt lässt sich auch ohne Steigerungen kalkulieren.
Stufenaufstieg — Optional pro Stelle; das Jahr, in dem der Aufstieg stattfindet, wird mit beiden Stufen ausgewiesen.
Aufschlüsselung der Arbeitgeberanteile — Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung werden für das BUND-Format separat berechnet.

Qualitätssicherung¶

Die Validität der Ergebnisse wird durch mehrere ineinandergreifende Mechanismen abgesichert. Die LLM-gestützte Eingabeverarbeitung wird konsequent von der Berechnung getrennt; Werte, die in der Anzeige oder im Export erscheinen, stammen ausschließlich aus dem regelbasierten Rechenkern.

Schemabasierte Validierung — Die LLM-Antwort wird über ein typisiertes Datenmodell geprüft; Wertebereiche für Stufen, Stellenanteile und Datumsangaben werden eingeschränkt.
Vorprüfung auf Vollständigkeit — Liefert das LLM eine Stellenliste mit fehlenden Pflichtfeldern, wird sie automatisch in eine Rückfrage umgewandelt, statt mit Defaults zu rechnen.
Mehrere Parse-Versuche mit Error-Recovery — Schlägt die Verarbeitung fehl, wird das LLM mit einem reduzierten, fehlerorientierten Prompt erneut aufgerufen; wiederholte Fehlschläge führen zum Formular-Fallback.
Robuste JSON-Extraktion — Mehrere Strategien erkennen JSON in unterschiedlich formatierten LLM-Antworten (Direktparsing, Codeblock, eingebettetes Objekt).
Q&A auf gespeicherten Werten — Nachfragen werden auf Basis der bereits berechneten Kalkulation beantwortet, sodass keine neuen Werte durch das LLM entstehen.
Geprüfte Stufenaufstiege — Aufstiegszeitpunkt muss innerhalb der Stellenlaufzeit liegen; die neue Stufe muss höher als die aktuelle sein.
Zustandsgesicherter Dialog — Eine Zustandsverwaltung erlaubt nur definierte Übergänge zwischen Eingabe, Validierung, Berechnung und Q&A.

Schnittstellen und Datenformate¶

Die Anwendung kommuniziert mit einer einzigen externen Komponente und unterstützt Im- und Export gängiger Bürodatenformate.

OpenAI-kompatible Chat-API — Beliebiger LLM-Endpunkt mit OpenAI-Kompatibilität; lokale Server wie LM Studio, Ollama oder vLLM funktionieren ohne Anpassung. Konfigurierbar sind URL, Modellname, Schlüssel und Timeout.
Excel-Import (Tarifdaten) — Aktualisierung von Entgelttabelle, Zuwendungssätzen, Arbeitgeberanteilen und SHK-Stundensätzen aus einer Excel-Datei über ein Kommandozeilenwerkzeug; eine Validierungsoption prüft die Plausibilität der importierten Werte.
Excel-Export — Mehrseitige Ausgabe mit Übersicht, Detailtabellen pro Stelle und einem separaten Sheet im BUND-Format mit aufgeschlüsselten Arbeitgeberanteilen.
PDF-Export — Formatierte Ausgabe der vollständigen Kalkulation für Antragsanlagen.
Markdown-Tabellen — Direkte Darstellung in der Bedienoberfläche, ebenfalls als Kontext für den Q&A-Modus genutzt.