Personalkostenkalkulator HU Berlin – Anwenderdokumentation#

1. Einsatzzweck#

Der Personalkostenkalkulator unterstützt Sie bei der Berechnung von Personalkosten für Drittmittelprojekte an der Humboldt-Universität zu Berlin. Das Tool richtet sich primär an Forschungsreferentinnen und Forschungsreferenten sowie Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, die regelmäßig Kalkulationen für Projektanträge erstellen.

Das Grundprinzip beruht auf einer Kombination aus natürlichsprachlicher Eingabe und exakter Berechnung. Sie beschreiben Ihren Personalbedarf in normalem Deutsch; das System extrahiert die relevanten Parameter und führt die Kalkulation auf Basis der aktuellen TV-L-Entgelttabelle durch. Sämtliche Berechnungen erfolgen deterministisch und entsprechen den offiziellen Tarifdaten.

2. Funktionsumfang#

Der Kalkulator bietet folgende Kernfunktionen:

• Natürlichsprachliche Eingabe: Formulieren Sie Ihren Personalbedarf als Fließtext, ohne strukturierte Formulare ausfüllen zu müssen.
• Automatische Parameterextraktion: Das System erkennt Entgeltgruppen, Erfahrungsstufen, Stellenanteile und Laufzeiten aus Ihrer Beschreibung.
• Interaktive Rückfragen: Bei unvollständigen Angaben stellt das System gezielte Nachfragen.
• Jahresscheibenberechnung: Die Kosten werden automatisch in Jahresscheiben aufgeteilt, wie für Drittmittelanträge üblich.
• Stufenaufstiege und Tarifsteigerungen: Das System berücksichtigt automatisch Stufenaufstiege nach TV-L sowie eine jährliche Tarifsteigerung von 3 %.
• Q&A-Modus: Nach erfolgter Berechnung können Sie Fragen zur Kalkulation stellen.
• Excel-Export: Die Ergebnisse lassen sich als strukturierte Excel-Datei exportieren.
• Fallback-Formular: Bei Bedarf steht ein manuelles Eingabeformular zur Verfügung.

Unterstützte Stellentypen#

3. Bedienung#

Schritt 1: Projektbeschreibung eingeben#

Formulieren Sie Ihren Personalbedarf im Textfeld. Das System versteht verschiedene Formulierungen:

• Stellenanteile: „halbe Stelle", „50 %", „2/3 Stelle", „67 %"
• Zeiträume: „Sommersemester 2026", „3 Jahre ab April 2026", „April 2026 bis März 2029"
• Positionen: „Doktorand", „PostDoc E14", „2 Doktoranden E13/2"

Schritt 2: Rückfragen beantworten#

Falls Angaben fehlen, etwa die Erfahrungsstufe, stellt das System eine Nachfrage. Beantworten Sie diese im Chat.

Schritt 3: Ergebnis prüfen#

Nach vollständiger Eingabe erscheint eine Übersichtstabelle mit Jahresscheiben und Gesamtkosten.

Schritt 4: Fragen stellen oder exportieren#

Im Q&A-Modus können Sie Detailfragen stellen. Für die Weiterverarbeitung nutzen Sie die Schaltfläche „Excel-Export".

Wichtige Bedienelemente#

• Senden: Übermittelt Ihre Eingabe oder Antwort
• Neue Kalkulation: Setzt die Sitzung zurück für ein neues Projekt
• Excel-Export: Erzeugt eine herunterladbare Datei
• Manuelles Formular: Erscheint automatisch nach mehreren fehlgeschlagenen Eingabeversuchen

4. Anwendungsbeispiel#

Ausgangssituation: Sie bereiten einen DFG-Antrag vor und benötigen eine Personalkostenkalkulation für ein dreijähriges Forschungsprojekt mit zwei Promotionsstellen und einer PostDoc-Stelle.

Eingabe:

„Wir brauchen 2 Doktoranden E13/2 auf 67 % und einen PostDoc E14/4, Laufzeit April 2026 bis März 2029"

Systemreaktion: Das System erkennt alle Parameter und berechnet die Kosten. Sie erhalten eine Tabelle mit den Jahresscheiben 2026, 2027, 2028 und 2029 (anteilig) sowie den Gesamtkosten pro Stelle und für das Projekt.

Nachfrage im Q&A-Modus:

„Was kostet das Projekt 2027?"

Antwort: Das System liefert die Kosten für das Kalenderjahr 2027, aufgeschlüsselt nach Stellen.

Export: Mit „Excel-Export" erhalten Sie eine formatierte Datei für Ihren Antrag.

5. Empfehlungen für die effiziente Nutzung#

• Geben Sie Entgeltgruppe und Stufe möglichst explizit an, etwa „E13 Stufe 2" statt nur „Doktorand".
• Verwenden Sie konkrete Datumsangaben für Start und Ende, um Rückfragen zu vermeiden.
• Nutzen Sie den Q&A-Modus für Detailfragen, anstatt eine neue Kalkulation zu starten.
• Prüfen Sie die Ergebnisse vor dem Export, insbesondere bei komplexen Konstellationen mit mehreren Stellen.
• Bei wiederkehrenden Schwierigkeiten mit der Texteingabe steht das manuelle Formular als zuverlässige Alternative bereit.

6. Systemgrenzen#

Der Personalkostenkalkulator unterliegt folgenden Einschränkungen:

• Nur TV-L Ost: Die Berechnung basiert ausschließlich auf dem Tarifgebiet Ost. Andere Tarifgebiete werden nicht unterstützt.
• Keine geldgeberspezifischen Regeln: Besondere Vorgaben einzelner Förderer (DFG, BMBF, ERC) zur Kostenberechnung sind nicht hinterlegt.
• Keine Sachkosten: Das Tool berechnet ausschließlich Personalkosten, keine weiteren Kostenpositionen.
• Feste Tarifsteigerung: Die angenommene Tarifsteigerung von 3 % pro Jahr kann von der tatsächlichen Entwicklung abweichen.
• Keine Speicherung: Kalkulationen werden nicht gespeichert; der Excel-Export sichert Ihre Ergebnisse.
• Lokale LLM erforderlich: Für die natürlichsprachliche Eingabe muss eine lokale Sprachmodell-Instanz verfügbar sein.

7. Zusammenfassung#

Der Personalkostenkalkulator vereinfacht die Erstellung von Personalkostenkalkulationen für Drittmittelprojekte erheblich. Durch die natürlichsprachliche Eingabe entfällt das manuelle Ausfüllen komplexer Tabellen; die deterministische Berechnung gewährleistet exakte Ergebnisse nach TV-L.

Sie behalten die Kontrolle über alle Parameter und können das Ergebnis jederzeit durch gezielte Nachfragen vertiefen oder über das Fallback-Formular korrigieren. Das Tool ersetzt nicht Ihre fachliche Prüfung, sondern beschleunigt den Kalkulationsprozess und reduziert Fehlerquellen bei der manuellen Berechnung.